Un Open Space bruyant ou agité peut devenir aliénant. Collègues peu discrets, réunions impromptues pour discuter d’un point de projet ou coups de téléphones personnels qui viennent perturber le relatif silence de la pièce sont autant de facteurs qui nuisent à la concentration et à la productivité.
Rappeler les collaborateurs à l’ordre n’est pas une solution (même si c’est souvent un réflexe difficile à contrôler après plusieurs heures d’agacement). Cela crée des tensions et peut mettre en place une sensation de surveillance entre salariés accrue par l’absence d’intimité des espaces ouverts. Il faut plutôt imaginer des moyens permettant aux collaborateurs d’échanger sans perturber leurs collègues. Certaines entreprises utilisent la messagerie instantanée. La solution est tentante mais apporte son lot de problèmes : comme le téléphone mobile, la messagerie instantanée peut être subie par le collaborateur plutôt que maitrisée, des messages apparaissant régulièrement et l’empêchant de travailler à son rythme.
Ce qu’il est donc nécessaire d’intégrer est une solution permettant aux collaborateurs d’échanger quand ils le souhaitent, mais pas forcément au même moment, afin de respecter le rythme de chacun. Et bien entendu, cette expression doit se faire soit silencieusement, soit en dehors de l’espace commun. Une solution est d’autoriser le collaborateur à publier sur un média une information que les autres iront consommer au moment le plus opportun de leur agenda. Le mail remplit souvent cette fonction, mais l’information professionnelle se retrouve alors mélangée aux commentaires semi-professionnels voire personnel des collègues…
Certaines entreprises vont plus loin en proposant un blog interne aux salariés, voire un intranet véritablement pensé pour les aider. Mais qu’en est-il des petits messages du quotidien, ces petites phrases qui servent à maintenir le contact avec les collègues, à prolonger l’échange, à rire aussi parfois ? Indispensables, elles ne trouvent cependant pas leur place dans un mail ou dans un blog… Mais alors, pourquoi ne pas utiliser Twitter ou même Yammer (un équivalent à Twitter dédié aux entreprises), voire un équivalent hébergé en interne afin de concilier Web Social et sécurité informationelle ?